Solitamente il processo produttivo è visto come un flusso che va da “monte” (fasi iniziali della produzione) a “valle” (montaggio finale). Con il Kanban questo flusso viene, per così dire, invertito per cui la produzione è concepita come una serie di operazioni di prelievo che, partendo dalle fasi finali, arriva a quelle iniziali prendendo solo i materiali necessari nell’esatto momento in cui servono.
In termini operativi, l’addetto di una fase produttiva a valle, utilizza il materiale per effettuare la lavorazione prelevandolo da un contenitore cui è attaccato un cartellino, per cui egli stacca dal contenitore il cartellino e lo ripone in un apposito raccoglitore Kanban. Quando il raccoglitore ha raggiunto un determinato livello di cartellini l’operatore si reca alla fase a monte e preleva altri contenitori per le lavorazioni successive, lasciando i cartellini di quanto ha consumato in precedenza. L’operatore della fase a monte precedente, in base ai cartellini ricevuti, ricostituirà la scorta di materiale prelevando a sua volta, nel caso si tratti di semilavorati da produrre, l’eventuale materiale necessario da altri contenitori e riponendo via via i relativi cartellini nell’apposito raccoglitore da portare poi alla precedente fase a valle. Questo procedimento si ripeterà per tutte le eventuali fasi presenti.
La funzionalità Kanban può essere attivata a livello di singolo articolo (che verrà poi utilizzato come componente all’interno di una distinta base) abilitando in anagrafica di magazzino l’opzione E’ Kanban nell’omonima scheda. Per dettagli si veda Articoli. E’ possibile definire a corredo una serie di informazioni generali propri di una gestione a cartellini del ciclo produttivo che riportano la “taglia” del cartellino e cioè il numero di componenti rappresentati da ogni singolo cartellino, la disponibilità di cartellini e il numero di eventuali cartellini da riordinare.
Una volta che l’articolo è stato definito come Kanban occorre decidere in quali distinte gestirlo come tale, abilitando il parametro Kanban anche sulla relativa riga in anagrafica delle distinte che lo utilizzano. Successivamente, in fase di generazione di un Ordine di produzione per un articolo distinta, nella lista materiali tra i suoi componenti compaiono anche quelli necessari a produrre tutti i semilavorati Kanban dei livelli sottostanti mentre le operazioni relative ai semilavorati Kanban sono riepilogate in una apposita scheda Kanban.
L’ordine di produzione riepilogherà quindi tutte le materie, necessarie alla produzione dell’articolo e degli articoli kanban, che saranno effettivamente movimentati e consumate e così di seguito all’avanzare dei cicli produttivi, e la tracciatura di tutte le diverse operazioni con i relativi tempi e costi. I materiali Kanban sono quindi movimentati e costificati allo stesso modo dei materiali dell’articolo distinta da produrre.