L’Avviso di Spedizione (Despatch Advice) è il documento che avvisa che la merce è stata spedita e ne fornisce la descrizione. Può essere utilizzato sia nel caso di spedizione completa (tutti gli articoli ordinati saranno, o stanno per essere, spediti e saranno consegnati per la data stabilita) sia nel caso di spedizione parziale (solo una parte degli articoli ordinati sarà, o sta per essere, spedita e sarà consegnata per la data stabilita).
L’Avviso di Spedizione ha una o più Righe di Spedizione (DespatchLine). Le Righe di Spedizione non hanno necessariamente una corrispondenza 1-a-1 con le Righe d’Ordine, a cui sono collegate tramite un riferimento. Una Riga d’Ordine, infatti, può dare origine a più righe nell’Avviso di Spedizione; ugualmente, una Riga di Spedizione può raggruppare più Righe d’Ordine. Questo perchè l’Avviso di Spedizione può essere compilato in due modi:
- mettendo in evidenza come la merce spedita sia stata organizzata in Transport Handling Unit (insieme di articoli da considerare come unità di consegna indivisibile): viene riportata una Riga di Spedizione per ogni Transport Handling Unit. In questo caso, quantità di uno stesso articolo appartenenti alla stessa Riga d’Ordine appariranno su più Righe di Spedizione se saranno state sistemate in Transport Handling Units diverse;
- mettendo in evidenza le Righe di Spedizione: in ogni Riga di Spedizione vengono indicate tutte le relative Transport Handling Unit. Se una Riga d’Ordine è suddivisa in più Transport Handling Unit, essa comparirà in una Riga di Spedizione tante volte quante sono le Transport Handling Unit in cui è suddivisa.
Il primo metodo facilita il confronto tra i dati riportati nell’Avviso di Spedizione ed il contenuto effettivo delle Transport Handling Unit ricevute; il secondo metodo agevola il confronto tra i dati riportati nell’Ordine e quelli nell’Avviso di Spedizione.
Nell’Avviso di Spedizione è obbligatorio specificare le informazioni relative al:
- Despatch Supplier Party (il soggetto dal quale viene prelevata la merce spedita);
- Delivery Customer Party (il soggetto al quale viene consegnata la merce spedita).
Inoltre, è obbligatorio indicare:
- l’identificatore (ID);
- la data di emissione del documento (IssueDate);
- almeno una Riga di Spedizione (DespatchLine).