Molto spesso quando si deve creare un report con Excel si apre una nuova cartella di lavoro è si inizia immediatamente a metter dentro tabelle, grafici e quant’altro. Il risultato è molto spesso un report che è poco funzionale allo scopo per cui è stato creato. È importante quindi prima di procedere al creazione di un report realizzare un minimo di progettazione anche quando la riunione in cui bisogna presentare il report incombe ed il capo ufficio è dietro le nostre spalle e ci intima di sbrigarci. Vediamo alcuni suggerimenti per creare un report con Excel efficace.

• Definiamo il messaggio
• Suddividiamo l’informazione
• Rendiamo il report interattivo

Definiamo il messaggio: Identifichiamo quale è lo scopo per cui nasce il report e quali informazioni devono essere trasmesse. Cerchiamo di individuare la domanda principale a cui il report deve rispondere e le domande correlate. Ad esempio la domanda principale potrebbe essere se la nostra azienda e puntuale nelle consegne ai clienti. Collegata a questa domanda ci sono poi altre domande, ovvero quanto tempo ci impieghiamo per consegnare ai nostri clienti? Quanto spendiamo per consegnare ai nostri clienti? Le nostre consegne sono efficaci? Ovvero consegnano quello che ha chiesto il cliente, nella quantità giusta e nel luogo giusto?

Suddividiamo l’informazione: Non inseriamo le risposte a tutte le domande che abbiamo individuato nel punto precedente in un unico foglio Excel, ma creiamo tanti fogli Excel per quante sono le informazioni da trasmettere, utilizzando una tecnica ad imbuto. Ovvero nel primo foglio inseriamo le informazioni di riepilogo attraverso gli indicatori principali (3/4 indicatori altrimenti diventa difficoltoso) con il loro andamento nel tempo ed il riferimento al loro obbiettivo, realizziamo quindi un cruscotto che a colpo d’occhio ci fa comprendere quale è la situazione. Nei fogli successivi inseriamo le informazioni di dettaglio legate alle domande secondarie che abbiamo individuato sempre però facendo attenzione a non creare un sovraccarico di informazioni.

Rendiamo il report interattivo: Con la versione 2010, Excel mette a disposizioni la possibilità di creare dei filtri e collegarli alle varie tabelle pivot e grafici in modo da poter filtrare le informazioni in base alle esigenze dell’utente permettendo quindi una attività di data discovery, L’utente semplicemente “giocando” con i filtri riesce ad individuare informazioni nascoste nei dati.