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La distinta base può essere utilizzata per tenere la contabilità di magazzino se tenuta informaticamente infatti molti programmi consentono di caricare il prodotto finito e di scaricare in automatico i materiale presenti nella distinta base, questa operazione è chiaramente utile quando sono presenti molti materiali nella distinta e durante la lavorazione non avvengono molte variazioni rispetto alla distinta.

Per utilizzare la distinta base per gestire gli scarichi di magazzino abbiamo diverse possibilità, infatti una volta emesso l’ordine di produzione sulla base della distinta possiamo decidere se scaricare i materiali al momento del prelievo oppure di farlo al momento del versamento del finito. Nel primo caso avremo le giacenze di magazzino sempre aggiornate ma dovremmo effettuare diversi movimenti per realizzare lo scarico dei materiali e questo può essere oneroso nel caso di distinte particolarmente lunghe, nel secondo caso in automatico scarichiamo i materiali quando carichiamo il finito ma non abbiamo le giacenze aggiornate dei materiali fino a quando non effettuiamo il carico.

Nel caso di lavorazioni per processo come ad esempio la produzione di vernici non è conveniente effettuare lo scarico dei singoli materiali in quanto in molti casi di tratta di processi continui pertanto è più opportuno effettuare lo scarico tramite distinta. Nel caso di assemblaggi è possibile individuare i singoli movimenti di prelievo dei materiali ed effettuarne lo scarico prima del versamento del prodotto finito.

È quindi molto importante mantenere le distinte aggiornate con il reale processo produttivo in modo tale da non falsare, se ad esempio per il prodotto VER23 secchio di vernice rossa da 2 litri occorrono 0,2 litri di solvente ma sulla distinta abbiamo indicato 0,5 quando andiamo a caricare 100 pz del finito VER23 scarichiamo 50 litri di solvente ma in realtà ne scarichiamo 30 litri pertanto la giacenza contabile del solvente differirà di 20 litri rispetto alla giacenza fisica.

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